Choverá? Fará sol? O público será capaz de ouvir o palestrante, apesar do barulho de construção ao lado? Essas perguntas são válidas ao planejar um evento ao ar livre. Contudo, a primeira pergunta e mais importante deve ser, “ele tem de ser obrigatoriamente ao ar livre?”
“Há desafios significantes em eventos ao ar livre,” diz Mark Lorimer, sócio do Eventive Group, companhia norte-americana de produção de reuniões corporativas e eventos especiais. “Sempre me asseguro que não há nenhum outro modo de realizar o evento antes de entrar no planejamento de um evento ao ar livre e que a razão de mante- lo ao ar livre é porque ele se ajusta aos objetivos.”
Deste modo, aqui estão algumas dicas de Lorimer para ajudá-lo a planejar um evento ao ar livre:
Estude e planeje-se para o tempo: Olhe a história do clima daquela área na época do ano desejada. Planeje-se para o pior cenário. “Não planeje o que você espera que aconteça, mas sim o que é possível baseado no histórico da região,” diz Lorimer. “Não faça vista grossa ao fato de cair uma enxurrada uma vez a cada sete anos.”
Use recursos locais: Se você estiver planejando um evento fora da sua área (e a maior parte de nós fazemos), contate fornecedores locais primeiro para certificar-se sobre a existência de recursos emergenciais apropriados para o local. Nunca dê por certo que o que se aplica na sua área aplica-se em outras áreas.
Assuma que o áudio será um desafio: Preste bastante atenção ao planejamento da distribuição do som no evento. Um som ruim realmente pode destruir um evento se não for planejado de forma correta. Considere a localização e outros barulhos – tráfego, construção, aeroportos locais e rotas de vôo entre outras coisas que realmente podem arruinar qualquer evento, diz Lorimer. O que poderia funcionar em um local ao ar livre pode não funcionar no outro.
Assuma que video/recursos visuais também será um desafio: Uma projeção tradicional não funcionará porque a luz natural criará problemas. Você precisará de telas de LED ou plasma, diz Lorimer.
Utilize geradores de energia silenciosos (ou com a mínima emissão de ruídos): Posicione os geradores em locais onde o barulho não torne-se uma distração.
Considere o emprego de palcos móveis: Lorimer diz que palcos móveis são muito eficazes não só porque são relativamente baratos, mas também porque eles vêm equipados com tudo que você precisa inclusive passagens, e facilidades para suspender luzes e alto-falantes.
Verifique o que mais está acontecendo na área do evento: Outros eventos acontecendo ao mesmo tempo que a nossa reunião podem causar problemas especialmente com tráfego e barulho. Mesmo a disponibilidade de recursos (tendas, mesas) pode ser escassa se demasiados eventos são mantidos ao mesmo tempo em uma área.
Verifique a existência de sinal para telefone celular: Os participantes têm de ter acesso à comunicação exterior. Considere se a área que você escolheu tem torres de celulares .
“Muitas vezes temos que avaliar o valor gerado pelo evento,” diz Lorimer. Pergunte-se, “vou adquirir ROI do esforço de manter este evento ao ar livre?’”
Fonte: http://www.sellingpower.com
