Você tem de reunir a sua força de vendas nacional com pressa. Como você pode sobreviver ao estresse de planejar um encontro deste porte no ultimo momento? Susan Friedmann, CSP da Coche Tradeshow, nos dá algumas dicas estratégias, mas primeiro aconselha para interrogar a necessidade de um encontro cara a cara. Este formato de encontro é o melhor modo de alcançar seus objetivos?
“Você pode ser capaz de manter um webinar ou uma teleconferência,” diz Friedmann. “A tecnologia é tanto mais fácil, menos cara, e toma tanto menos tempo. Os vendedores são tão pressionados e as reuniões só podem acrescentar mais um nível de estresse. Eles realmente merecem?”
Se a reunião presencial realmente tiver de acontecer, assegure-se que você planejou-se quanto aos básicos:
Estabelecer o seu orçamento: Antes de tudo saiba que você pode pagar preços altos por viagens cotadas nos últimos minutos. “Lembre seu chefe que boa qualidade, no último minuto, normalmente não sai barato,” diz Friedmann.
Desenvolver check-lists: “Você provavelmente esquecerá algo se você não tiver um check-list,” diz Friedmann, que usa check-lists em uma base regular. “Eles servem para, em tempos de preocupação, evitar o pânico desnecessário. Com centenas de partes que compõem o quebra-cabeça de um encontro, o único caminho de juntá-los atentando para todos os detalhes é com um bom check-list. Seja minucioso, quanto mais completo você é, maior a probabilidade do êxito, até no ultimo momento.” Detalhe: Friedmann aconselha a avaliar e criar check-lists depois de cada reunião, quando você sabe o que funciona bem ou não funciona.
Criar uma lista de contatos: As pessoas que compõe a sua lista de contatos devem ser aquelas que você pode contar para planos urgentes, diz Friedmann, que lembra-nos de guardar esta lista atualizada anualmente, pois as informações podem modificar-se.
Construir relações: “Não espere até que você precise de um favor de alguém, em vez disso, constantemente encontre modos de construir ‘uma equipe dos sonhos’ ou uma rede de suporte,” diz Friedmann. “Construa uma base de contatos de outros profissionais de reunião, fornecedores, vendedores, e anjos que você pode convidar no ultimo momento para ajudá-lo. Leve tempo para discutir as suas estratégias e recursos para tratar com reuniões urgentes, e acrescente esta informação ao seu ‘kit de sobrevivência”.
Desenvolver um plano de contingência: “Plano B” tem de ser parte e parcela do “Plano A,” diz Friedmann. “Como os seus planos são urgentes, a possibilidade de algo não sair do modo que você gostaria é muito maior, portanto você precisa de um apoio. E se o seu palestrante não puder ir? Talvez você possa substituí-lo por alguém interno – o presidente ou CEO. Mais uma vez, quanto mais completo você é, maior a probabilidade de conseguir este milagre.
Manter o senso do humor: “Manter o senso de humor ajudará definitivamente a impedi-lo de zangar-se ou ficar frustrado com aqueles gerentes desorganizados que deixam coisas para o último minuto e esperam que você execute milagres,” diz Friedmann. “As coisas acontecem; a vida acontece, e não temos controle sobre todas as coisas
Referência: Selling Power Meetings Newsletter
