Blog do Instituto de Vendas

Em Setembro de 2008 nós participamos como expositores da Beauty Fair, feira latino-americana de cosméticos e beleza. Nosso Sócio-Diretor, Alexandre Felix, ministrou a palestra 12 Passos para Incrementar os Resultados  veja abaixo um resumo da palestra

 

A palestra foi dividida em 2 partes. Incialmente abordamos os “Cinco Passos Para Aprimorar os Processos e Gerar Rentabilidade” onde discutimos a importância dos processos de trabalho nas organizações, os gastos indevidos gerados pela má gestão dos mesmos (tempo, dinheiro e recursos) e levantamos os cinco passos básicos para o mapeamento e avaliação dos processos em uma determinada área.

Mas, porque falar de processos? Imagine que precisamos fazer uma torta de aniversário…e agora? Precisamos dos produtos, ovo, farinha, fermento, leite…isso basta? Não! Precisamos das ferramentas, forma, batedeira, forno, gás…pronto!? Nada, precisamos da receita, passo-a-passo, medidas, tempo…A receita é o processo. Segundo Gary Humler, um Processo de Negócios é uma série de etapas criada para produzir um produto ou serviço, tal como nossa receita de bolo Para conhecer nosso negócio em profundidade, é necessário conhecer mais do que o organograma

É necessário conhecer os processos funcionais da empresa

Afinal, as melhores oportunidades de melhoria no resultado estão nas interfaces entre as áreas e funções, naqueles pontos em que o bastão é passado de um departamento para outro.

Pois quando falamos em gestão por processos, falamos de aspectos práticos da empresa. Por exemplo, temos uma reunião com um importante cliente. Qual a função da copeira neste evento? Se pensarmos na gestão DE processos, focaremos apenas na verificação da tarefa, ou seja, a copeira tem que preparar o café para o veneto. Se pensarmos em gestão POR processos, nossa ótica muda para como a tarefa pode impactar nos resultados do negócio. Pensando deste modo, em uma reunião de negociação com o seu cliente, o cafezinho servido na hora certa pode melhorar o clima e ajudar no fechamento do negócio.

Como utilizamos os Cinco Passos Para Aprimorar os Processos e Gerar Rentabilidade? Basta seguir uma sequência simples:

1.      Diagnóstico,definição e plano de projeto

2.      Definição da equipe

3.      Mapeamento

4.      Análises e ajustes

5.      Implementação

 

Quando utilizamos?

•         Para consertar um processo quebrado.

•         Para reprojetar um processo existente:

–        Como resposta a uma mudança.

–        Em busca do aperfeiçoamento constante.

•         Para projetar um processo novo.

–        Novos territórios de vendas.

–        Lançamento de novos produtos.

–        Novos clientes ou concorrentes.

Vamos ver os passos então:

1-      Diagnóstico

 

Etapa 1: Questão Crítica do Negócio Identificada (QCN)

a.      Uma QCN é um objetivo mensurável, com base em um problema ou oportunidade potencial ou atual, que tenha um impacto sobre a estratégia da organização.

b.      Ex: reduzir para um dia o tempo de ciclo entre o pedido e recebimento.

 

Etapa 2: Processo Crítico Selecionado

c.       Depois de estabelecida a QCN, identifica-se os processos interfuncionais com maior potencial para resolvê-la.

 

2-      Definição da equipe

 

Etapa 3: Líder e Membros da Equipe do Processo Selecionados

a.      O ideal é envolver os representantes das funções/departamentos que contribuam para o Processo Crítico.

b.       Os benefícios mais duradouros vêm das idéias e do comprometimento das pessoas que implementarão os aperfeiçoamentos.

c.       Critérios de seleção

                                                              i.      Entender detalhadamente pelo menos uma das funções do Processo Crítico.

                                                            ii.      Ser capaz de entender o quadro geral.

                                                          iii.      Ser suficientemente criativo.

                                                           iv.      Ter alto nível de energia.

                                                             v.      Ser capaz de trabalhar com eficácia em equipe.

                                                           vi.      Estar disponível para participar das reuniões.

                                                         vii.      Encarar a indicação para a equipe como um prêmio.

d.      Equipe Treinada

                                                              i.      A equipe deve ser capaz de entender o fundamento lógico e os instrumentos do aperfeiçoamento do processo.

3-      Mapeamento

a.      Mapa “Atual” Desenvolvido

b.      A equipe desenvolve um Mapa de Relacionamentos

 

 

e um Mapa de Processos

que descrevem o estado atual.

c.       Como começar?

                                                              i.      Monte um mapa “espantalho” com base em entrevistas individuais.

                                                            ii.      Quando reunir a equipe de projeto, estes refinam o “espantalho” garantindo que ele descreva a situação “atual”.

4-      Análises e ajustes

a.      Fios Desligados Identificados

                                                              i.      São as entradas e saídas faltantes, redundantes, ilógicas que podem afetar a QCN.

b.      Fios Desligados Analisados

                                                              i.      A equipe de projeto identifica as causas dos fios desligados.

                                                            ii.      Algumas causas já são conhecidas ou não são importantes para a solução.

                                                          iii.      Outras exigem uma técnica de causa-raiz como “escama de peixe” (Ishikawa, 1982).

c.       Mapa “Ideal” Desenvolvido

                                                              i.      A equipe de projeto desenvolve um Mapa de Processos e de Relacionamentos que descreve um processo para se atingir os objetivos da QCN.

                                                            ii.      Como um processo perfeito pode ser impraticável, o Líder do projeto garante que a equipe seja realista.

5-      Implementação

a.      Medidas Estabelecidas

                                                              i.      Guiada pela QCN, a equipe estabelece medidas de processos e sub-processos.

                                                            ii.      A primeira etapa é criar as medidas do cliente final.

                                                          iii.      A declaração da QCN já pode contê-las.

b.      Mudanças Planejadas e Recomendações Desenvolvidas e Apresentadas

                                                              i.      As etapas necessárias para ir do “atual” para o “ideal” e para resolver os fios desligados devem ser documentadas juntamente com um plano de ação para sua implementação.

c.       Mudanças Implementadas

                                                              i.      Nesta etapa os aperfeiçoamentos são implementados

O final do Passo 5 representa o início da Gestão por Processos, pois o gerenciamento deve ser contínuo para que haja um incremento real dos resultados.

Maravilha, já temos então nosso bolo? Claro que não! Uma pergunta importante surge, quem vai fazer a torta? Sim, pessoas! Por isso a segunda parte da palestra chama-se

Como Utilizar Melhor o Potencial da Sua Equipe e Melhorar os Resultados do Seu Negócio – Sete Dicas para Identificar e  Desenvolver  as Competências

É certo que pessoas movem os processos, pense nas seguintes situações:

–        Um produto ruim sendo vendido por um Vendedor excelente…

–        Um produto excelente sendo vendido por um vendedor medíocre…

Ambos geram resultados, mas buscamos os MELHORES RESULTADOS.

Por isso nesta parte da palestra, abordamos os conceitos de competência

 

 e liderança situacional

Finalizamos a palestra apresentando um caso de sucesso, o “EVOLUIR – Excelência na Gestão”, um projeto realizado na Petrobras, em Macaé, cujos objetivos eram aprefeiçoas os processos e padrões existentes identificando os fatores críticos de sucesso envolvidos no relacionamento das coordenações com suas equipes e clientes e elevar a competência de liderança dos gestores. para isso aplicamos as seguintes metodologias:

• Mapeamento e revisão dos processos de gestão
• Mapeamento e avaliação das competências organizacionais individuais e específicas da Petrobras.
• Programa de Coaching individualizado
• Elaboração de programas de desenvolvimento individual (PDI) para os gestores.

Como resultados, existiam 47 fluxos de processos não integrados das áreas, que ao término do projeto, tornaram-se 06 fluxos de processos integrados para as 08 coordenações de área.

Para você que não pôde estar conosco na ocasião, disponibilizaremos duas ferramentas para você utilizar em seus negócios:

• Check List Cinco Passos Para Aprimorar os Processos e Gerar Rentabilidade
• Check List Como Utilizar Melhor o Potencial da Sua Equipe e Melhorar os Resultados do Seu Negócio

Para obter as ferramentas, entre em contato conosco através do e-mail claudio@institutodevendas.com.br

Bons negócios!